T.C. ADALET BAKANLIĞI
İcra İşleri Dairesi Başkanlığı

Sayı : 34372782/33/733
Konu : Dosyasız Çalışma

2004 sayılı İcra ve İflas Kanununun “Elektronik işlemler” başlıklı 8/a maddesi “İcra ve iflas dairelerince yapılacak her türlü icra ve iflas iş ve işlemlerinde Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi kullanılır; her türlü veri, bilgi, belge ve karar, Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi vasıtasıyla işlenir, kaydedilir ve saklanır.

Usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik veriler senet hükmündedir. Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı ispat gücüne haizdir. Güvenli elektronik imza, kanunlarda güvenli elektronik imza ile yapılamayacağı açıkça belirtilmiş olan işlemler dışında, elle atılan imza yerine kullanılabilir. Güvenli elektronik imzayla oluşturulan belge ve kararlarda, kanunlarda birden fazla nüshanın düzenlenmesi ve mühürleme işlemini öngören hükümler uygulanmaz.

Zorunlu nedenlerden dolayı fiziki olarak düzenlenen belge veya kararlar, yetkili kişilerce güvenli elektronik imzayla imzalanarak Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemine aktarılır ve gerektiğinde Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi vasıtasıyla ilgili birimlere iletilir. Bu şekilde elektronik ortama aktarılarak ilgili birimlere iletilen belge ve kararların asılları, gönderen icra ve iflas dairesinde saklanır, ayrıca fiziki olarak gönderilmez. Ancak, belge veya kararın aslının incelenmesinin zorunlu olduğu hâller saklıdır…” hükmünü,

İcra ve İflas Kanunu Yönetmeliğinin “UYAP’ın kullanılması” başlıklı 16’ncı maddesi “İcra mahkemeleri, icra ve iflâs dairelerinin iş süreçlerindeki her türlü veri, bilgi ve belge akışı ile dokümantasyon işlemleri, bu işlemlere ilişkin her türlü kayıt, dosyalama, saklama ve arşivleme işlemleri ile uyum ve işbirliği sağlanmış dış birimlerle yapılacak her türlü işlemler UYAP ortamında gerçekleştirilir.

Hâkim, icra müdürü, icra müdür yardımcısı, icra kâtibi ve diğer personel iş listesini günlük olarak kontrol etmek ve süresinde yerine getirmekle yükümlüdür.

Mahkemelere ve icra ve iflâs dairelerine fizikî olarak verilen ve gönderilen her türlü evrak, elektronik ortama aktarılarak UYAP ’a kaydedilir ve ilgili birime gönderilir.

Doğru ve güvenilir adlî istatistikler elde edilebilmesi amacıyla verilerin sisteme doğru, eksiksiz ve zamanında girilmesinden UYAP’a veri girişi yapan personel sorumludur. Bu verilerin usulüne uygun girilmesini temin için icra müdürü de gözetim ve denetimle yükümlüdür.

Taraf ve vekilleri ile diğer ilgililer, güvenli elektronik imza ile imzalamak suretiyle UYAP vasıtasıyla mahkemeler veya icra ve iflâs dairelerine elektronik ortamda bilgi ve belge gönderebilirler, takip açabilirler.

İcra iflâs dairelerinde yapılacak sorgulamalarda vekil ile takip edilen dosyalarda, aynı konu hakkında Adalet Bakanlığı tarafından belirlenecek sürelerde sorgulama yapılması talep edilebilir. UYAP Avukat Portal üzerinden ise her zaman sorgulama yapılabilir.

Gelen evraktan sorumlu personel, UYAP üzerinden mahkeme veya icra ve iflâs dairelerine gönderilen ve iş listesine düşen belgeleri derhal ilgili kişiye ya da doğrudan dosyasına aktarır. Hâkimin veya icra müdürünün onayını gerektiren evrak hâkimin veya icra müdürünün iş listesine yönlendirilir.

Tutanak, belge ve kararlar elektronik ortamda düzenlenir ve gerekli olanlar ilgilileri tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanır. Elektronik ortamda düzenlenen ve güvenli elektronik imza ile imzalanan evrak UYAP kapsamındaki birimlere elektronik ortamda gönderilir. Ayrıca fiziki olarak gönderilmez.

Teknik nedenlerle fizikî olarak düzenlenen belge veya kararlar, engelin ortadan kalkmasından sonra derhal elektronik ortama aktarılır, yetkili kişilerce güvenli elektronik imza ile imzalanarak UYAP’a kaydedilir ve gerektiğinde UYAP vasıtasıyla ilgili birimlere iletilir. Bu şekilde elektronik ortama aktarılarak ilgili birimlere iletilen belge ve kararların asılları mahallinde saklanır, ayrıca fizikî olarak gönderilmez. Ancak, belge veya kararın aslının incelenmesinin zorunlu olduğu hâller saklıdır. Elektronik ortama aktarılması imkânsız olan belgeler ise fiziki ortamda saklanır ve gerektiğinde fizikî olarak gönderilir.

UYAP üzerinden hazırlanmış ve güvenli elektronik imza ile imzalanmış evrakın dış birimlere elektronik ortamda gönderilememesi halinde; belge veya kararın fiziki örneği alınır, güvenli elektronik imza ile imzalanmış aslının aynı olduğu belirtilerek altı hâkim, icra müdürü veya görevlendireceği personel tarafından imzalanmak sureti ile gönderilir…” hükmünü,

Mezkur Yönetmeliğin “Dosyaların ve kayıtların saklanması” başlıklı 108 inci maddesi “İcra ve iflâs dairelerinde işlemde olan dosya ve kayıtlar, yıllarına ve sıra numaralarına göre tasnif edilmiş şekilde elektronik ortamda korunur.

Takipsizlik veya yerine getirilmesi (infaz) suretiyle işlemden kaldırılan dosyalarla, kullanılmayan kartonlar, buna ait bir tevdi ve teslim cetveli düzenlenerek, arşiv işi ile görevlendirilen memura tevdi ve teslim olunur. Tevdi ve teslim cetveli tevdi eden ve teslim alan memurlar tarafından imzalanır” hükmünü amirdir.

Bu hükümlerden de anlaşılacağı üzere icra ve iflas dairelerince yapılacak her türlü iş ve işlemlerin UYAP Bilişim Sisteminin kullanılması suretiyle yapılması zorunludur.

Yargı birimlerinde, Bakanlığımız merkez ve taşra teşkilatında, bağlı ve ilgili kuruluşlarında UYAP Bilişim Sisteminin etkin ve verimli şekilde kullanılmasını sağlamak, iş süreçlerini hızlandırmak ve elektronik arşivin oluşturulmasını gerçekleştirmek üzere Bakanlığımızca 09.02.2006 tarihli ve 124 sayılı genelge ile 10.11.2011 tarihli ve 124/1 sayılı genelgeler tüm teşkilatlara duyurulmuştur.

Mezkur genelgeler ile her türlü işlem ve faaliyetin UYAP Bilişim Sistemi üzerinden yürütülmesi, tüm birimlerde her türlü veri girişinin eksiksiz ve doğru biçimde yapılması, zorunluluk sebebiyle haricen oluşturulan belgeler ile sistem haricinde gelen belgelerin ekleriyle birlikte taranarak UYAP Bilişim Sistemine aktarılması, kamu kurum ve kuruluşlarından intikal eden bilgi ve belgelerin mümkün olduğu nispette elektronik ortamda istenilmesi gerektiği belirtilerek UYAP Bilişim Sistemi kullanılmak suretiyle soruşturma ve kovuşturma işlemleri ile diğer adli ve idari işlemlerin etkin, verimli, hızlı, düzenli, şeffaf ve usul ekonomisine uygun biçimde yürütülmesi, bilgi alışverişlerinin elektronik ortama taşınması ve elektronik arşivin oluşturulması amaçlanmıştır.

Bu itibarla, adalet hizmetlerinin elektronik ortamda yürütülmesi amacıyla hazırlanan UYAP Bilişim Sisteminin aktif bir şekilde kullanımıyla icra faaliyetlerinin zamanında, daha ekin, daha şeffaf ve denetlenebilir hale getirilmesi için icra müdürlüğündeki dosyaların ve klasörlerin elektronik ortamda tutulması usulünün kapsamı genişletilmek suretiyle icra müdürlüklerinde her takip için ayrı bir fiziki dosya oluşturulması uygulaması terk edilerek elektronik icra dosya sisteminin hayata geçirilmesi hedeflenmektedir.

İş sahipleri tarafından icra müdürlüklerine ibraz edilen veya kurumlarca yapılan yazışmalar sonrasında icra müdürlüklerine fiziki olarak gönderilen tüm evraklar ve tebliğ mazbataları renkli ve çözünürlüğü yüksek kalitede taranarak ve taranan evrak üzerine tarama yapacak personel tarafından evrakın tarandığına ilişkin şerh, tarama tarihi ve evrakın UYAP Bilişim Sistemine kaydına ilişkin E-İmza ile imzalandığı belirtilecektir.

Bu kapsamda 01.02.2021 tarihinde İstanbul Çağlayan ve İstanbul Anadolu İcra Dairelerinde uygulamasına başlanan elektronik dosya usulünün 01.03.2021 tarihi itibariyle tüm icra ve iflas dairelerinde de uygulanmasına karar verilmiştir. Bu tarihten itibaren icra ve iflas dairelerince aşağıdaki esaslara riayet edilmesi gerekmektedir.

A) Evrakların UYAP Bilişim Sistemine Kaydedilmesi:
Taranan evraklar UYAP Bilişim Sistemine, fiziki evrakın karşılığı olan evrak türü ve tipine ağaçlandırma usulüne göre ilgili müdürlük personeli tarafından UYAP Bilişim Sistemi evrak ekranında yer alan E-İmza ile imzalanarak evrakın kaydı gerçekleştirilmelidir.
Taraması yapılan fiziki evrakın UYAP Bilişim sisteminde karşılığı olan evrak türü ve tipinin bulunmaması halinde, genel evrak olarak kaydedilmelidir.

B) Evrakların Arşivlenmesi:
İcra müdürlüklerine gelen fiziki evrakların yukarıda belirtildiği usulde UYAP Bilişim Sistemine kaydı yapıldıktan sonra, fiziki olarak teslim edilmesi zorunlu olan kambiyo senetlerinin asılları ile çeklerin bankaca verilmiş onaylı suretleri ile ipotek akit tablolarının asılları veya tapu müdürlüğünce onaylı suretleri vb. evraklar kilitli kasada dosya numarasına göre sıralanmış vaziyette muhafaza edilmelidir.
Muhafaza edilecek fiziki evraklar aşağıdaki gruplandırmalara göre tasniflenerek klasörde saklanmalıdır.:
1- Takip Talebi Klasörü
2- Taahhütname ve Kefaletname Klasörü
3- Borca İtiraz Dilekçesi Klasörü
4- Daire Dışı İşlemlere İlişkin Tutanak Klasörü
5- Tebligat Evrakları ve Mazbata Klasörü
6- Talep, Dosya Kapama ve Haciz Kaldırma Klasörü
7- Maaş Haczi ve Haciz İhbarnamesi Cevapları Klasörü
8- Diğer İşler Klasörü
İş sahipleri tarafından icra müdürlüklerine ibraz edilen veya kurumlarca yapılan yazışmalar sonrasında icra müdürlüklerine fiziki olarak gönderilen tüm evraklar, renkli ve çözünürlüğü yüksek kalitede taranmalı ve taranan evrak üzerine tarama yapacak personel tarafından evrakın tarandığına ilişkin şerh, tarama tarihi ve evrakın UYAP Bilişim Sistemine kaydına ilişkin E-İmza ile imzalandığı belirtilmelidir.